A emissão de notas fiscais tem um papel essencial para o governo, pois permite que este tenha controle sobre as transações comerciais que ocorrem em solo nacional. 

Outra finalidade deste documento é, em um possível caso de insatisfação por parte do cliente ou defeito do produto, ser possível, com a notinha, o consumidor devolver ou trocar a mercadoria comprada.

A partir do momento em que o cliente não exige ou joga fora o comprovante, ele perde a possibilidade de devolução.

A lei 8846/1994 diz que:

“Art. 1º A emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada, para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação.”

Sendo que, os MEIs, Microempreendedor Individual, são, por lei, dispensados da emissão da nota, independente se for uma venda ou uma prestação de serviço para uma pessoa física.

A lei também declara que em caso de não cumprimento do dever, ou seja, se um determinado estabelecimento não emitir a nota, e se o responsável pelo negócio for considerado réu primário, ele deverá pagar uma multa equivalente a até 10 vezes o valor da nota fiscal. 

Caso o responsável que precisa pagar multa não quite a dívida, ele estará sujeito a uma pena de até 5 anos de detenção. 

Antes de falar sobre os tipos de notas, é preciso ressaltar que há, no Brasil, 13 tipos desse documento, sendo eles:

•  NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias);
• CT-e – Conhecimento de Transporte Eletrônico;
• NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços);
• NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica);
• Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e);
• Módulo Fiscal Eletrônico (MF-e);
• MDF-e – Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos;
• Nota Fiscal Avulsa (NFAe);
• Nota Fiscal Complementar;
• Nota Fiscal Denegada;
• Nota Fiscal Rejeitada;
• Nota Fiscal de Exportação;
• Nota Fiscal de Remessa.

É importante falar sobre as notas eletrônicas, que possuem muitas vantagens tais como combate à sonegação de impostos, redução no consumo de papel, o que tem benefício direto com a preservação ambiental, pagamento mais fácil e correto dos impostos.

Abaixo estão todos os benefícios da nota fiscal eletrônica:

• Possibilidade de automação (ganho de escala);
• Mais eficiência em todo o processo;
• Redução de custos administrativo-financeiros;
• Maior padronização de campos e dados;
• Maior confiança e credibilidade das notas fiscais geradas;
• Aumento dos pontos de vendas sem autorização do Fisco;
• Integração com plataforma de gestão financeira;
• Integração com plataformas de venda físicas e virtuais.

Embora ainda haja muitas dúvidas em relação à emissão da nota eletrônica, há uma série de guias online que ensinam o passo a passo o processo para emiti-la.

A seguir é possível conferir de forma mais detalhada os tipos de nota fiscal.

NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias)

A NF-e é literalmente a modernização da nota clássica, visto que ela é totalmente virtual. 

Todo o seu processo de emissão e armazenamento é feito eletronicamente, não há documento físico.

Suas funções primárias são o registro das vendas de produtos físicos, assimilando a cobrança do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), e o IPI (Impostos Sobre Produtos Industrializados). 

A emissão é feita obrigatoriamente junto às Secretarias Estaduais da Fazenda. 

Sua utilização é comum entre pessoas jurídicas, e é necessário que a empresa ou o PJ, enviei um DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal), junto com o produto. Esse processo é utilizado para atestar a operação de compra. 

CT-e – Conhecimento de Transporte Eletrônico

Tributação anexada ao ICMS, já citado anteriormente, logo, é direcionada para serviços de transporte de cargas entre estados e municípios.

O formato manual dessa forma de nota, foi utilizada até 2012, entretanto, a CT-E foi criada para substituir o formato antigo.

Há, nesse modelo, uma agilização para as empresas no momento de processar faturas, há redução nos custos com fretes e transporte.

Outra vantagem é que há redução na possibilidade de erros entre a nota e os produtos que estão na fase de transporte. 

A finalidade também é evitar ou eliminar o máximo possível eventuais pagamentos duplicados. 

O modelo exige comprovação, que é feita através de assinatura digital e autorização da Secretaria de Estado da Fazenda. 

NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços)

Direcionada para pequenas e médias empresas, este tipo de nota também se enquadra nas eletrônicas, e exige confirmação da prestação de serviço entre instituições ou de uma instituição para pessoa física. 

Sua expedição se dá por meio da prefeitura local de onde o serviço foi prestado.

Seu grande diferencial é este, exigir somente inscrição municipal, além disso o modelo é mais flexível para as empresas. 

A inscrição na prefeitura vai gerar o DANFSE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica).

É utilizado para produtos digitais, tais como livros digitais, cursos online, entre outros, e pode ser emitido por qualquer operadora de serviço.

 NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica)

Já a categoria de serviços de varejo e comércio (Açougues, farmácias, supermercados, e outros do tipo), utilizam a NFC-e. 

Esse modelo existe como uma alternativa ao cupons fiscais emitidos pelo ECF (Emissor de cupons fiscais).

Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e)

Modelo que tem existência somente virtual, exige validação por assinatura digital do contribuinte e uma autorização recebida pelo Fisco. 

Há muitos benefícios em utilizar a CF-e, tais como:

• Dispensa o uso do ECF e de todo processo de lacração e autorização de uso;
• Permite que o cupom seja impresso em qualquer tipo de impressora ou até mesmo enviado eletronicamente;
• Dispensa de Redução Z, Leitura X, Mapa Resumo, Lacres, Revalidação, Comunicação de ocorrências, Cessação, etc;
• Transmissão de forma on-line (NFC-e) ou com pouco tempo de atraso em relação à emissão do documento (SAT/MFE);
• Combate a sonegação de impostos, promovendo uma concorrência mais leal;
• Diminui obrigações acessórias para os contribuintes.

Módulo Fiscal Eletrônico (MF-e)

Similar ao SAT, que é utilizado apenas em São Paulo, o MF-e é utilizada apenas no estado do Ceará. 

Foi desenvolvido com o intuito de suprir a legislação fiscal responsável por determinar as novas regras de emissão de Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e), mencionado no tópico anterior. 

Modelo que é de responsabilidade da SEFAZ/CE, possui alguns diferenciais que o diferenciam do SAT, tais como:

• Bateria;
• GPS para localização do equipamento;
• GPRS para conexão de internet por meio de chip 3G/4G.

Como já vista acima, o MF-e é de responsabilidade da SEFAZ, assim como a aplicação também é fornecida pelo órgão, que irá acompanhar o MF-e e operar em conjunto com software básico. Suas responsabilidades são:

• Realizar a comunicação com o PDV por meio do serviço Comunicador MFE pela porta USB;
• Repassar para o Software Básico todas as funções chamadas pelo Aplicativo Comercial ou Software de Ativação;
• Coletar informações operacionais e fiscais do MFE através da função “Consultar Status MFE”;
• Informar à SEFAZ-CE sobre eventuais problemas com o MFE e suas condições de operação;
• O Componente de Segurança será disponibilizado na plataforma Linux.

MDF-e – Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos

Responsável pela vinculação de diferentes documentos a uma única unidade de carga, ou seja, ele integra movimentações mais complexas. 

Direcionado para organizações que trabalham com transporte rodoviário interestadual ou intermunicipal.

Nota Fiscal Avulsa (NFAe)

Para os que não são contribuintes do ICMS e logo não são obrigados a emitir a NF-e, o modelo da NFAe é a modalidade certa. 

Utilizado comumente por MEIs e micro e pequenas empresas, é emitida virtualmente embora tenha a validade garantida pelo papel, ou seja, é exigido que haja um armazenamento físico.

É necessário ressaltar que as regras podem não ser uniformes, em outras palavras, podem variar de estado para estado.

Nota Fiscal Complementar

Exigida como uma forma de corrigir valores fiscais tributários é preciso somar a nota fiscal original para que a operação fiscal seja validada.

Pensada para justificar situações de erro, pode ser utilizada com permissão da lei nos seguintes casos: 

• Variações na cotação da moeda para exportações;
• Reajustes de preços de produtos ou serviços;
• Erros no lançamento de impostos oriundos de cálculos;
• Classificações falhas.

Seu uso se dá em situações como a do seguinte exemplo: Em uma determinado operação, a nota fiscal original vem como um valor diferente, inferior ao da efetiva operação, nesse caso é necessário emitir a nota fiscal complementar.

Nota Fiscal Denegada

Utilizada quando a SEFAZ detecta irregularidades do emissor ou do destinatário da NFe e esta não pode ser faturada.

Esse modelo de nota não pode ser corrigido ou realizar seu cancelamento ou inutilização, ou seja, não há correção para notas denegadas.

Não é possível reutilizar o número da NFe para emitir uma nova nota ou retransmitir a mesma, pois o status é definitivo. 

Após a SEFAZ gravar a nota nos seus registros, ela avisa que o documento foi denegado apenas no final da validação.

Nota Fiscal Rejeitada

Caso a nota fiscal venha contendo erros, ou seja, inconsistências, incoerências ou dados incompletos, quem emite a nota é avisado de imediato, sendo possível corrigir o erro. 

No Manual de orientação do contribuinte diz que a validação do NF-e pode resultar em:

• Rejeição – a NF-e será descartada, não sendo armazenada no Banco de Dados, podendo ser corrigida e novamente transmitida;
• Autorização de uso – a NF-e será armazenada no Banco de Dados;
• Denegação de uso – a NF-e será armazenada no Banco de Dados com esse status nos casos de irregularidade fiscal do emitente.
• Uma nota fiscal pode não ser rejeitada sozinha. Segundo o Manual, “a existência de um erro em uma NF-e implica na rejeição de todo o lote” (página 33). Isso acontece porque a validação do Schema XML é realizada em toda mensagem de entrada.

Entre os principais motivos que levam um documento fiscal a ser rejeitado, estão:

• Códigos 207 e 208: CNPJ inválido;
• Código 213: Inconsistência com Certificado Digital;
• Código 220: Fim do prazo de cancelamento;
• Códigos 229 a 234: Problemas com a IE (Inscrição Estadual);
• Código 327: CFOP inválido para devolução de mercadoria;
• Código 539: Duplicidade;
• Códigos 602 e 603: Discrepância com PIS e Cofins.

Nota Fiscal de Exportação

Como o nome já diz a finalidade deste documento é para oficializar aos olhos da Secretaria da Fazenda, a nota fiscal de exportação.

A partir dessa oficialização é dado a base para para fazer todo o registro de escrituração fiscal e contábil da empresa.

Se a organização não tiver feito o cadastro da Invoice, que irá conter dados sobre a moeda em operação, dos produtos, quantidade, entre outros, não será possível preencher os campos da nota fiscal de exportação.

Com esse documento é possível validar a mercadoria que foi obtida fora do país, sendo possível o registro no país de origem.

Nota Fiscal de Remessa

Quando há circulação de mercadorias, onde não há objetivo de venda, se faz necessário emitir a nota fiscal de remessa, pois assim se garante que não haja incidência de impostos.

Um exemplo disso é quando um determinado produto de uma empresa, precisa circular para o exterior da fábrica, ainda que o mesmo não tenha sido vendido.

Explicando melhor: Quando o produto sai da fábrica para a loja onde será vendido. 

Nesse caso, o transporte precisa estar em posse desse documento fiscal. 

Esses são os 13 espécies de notas fiscais, se dividindo entre as eletrônicas e as físicas.