Na vida do setor de contabilidade de toda empresa, há a necessidade de se compreender o que é regime de caixa e o que é regime de competência, e acima de tudo, saber diferenciá-los e qual é o melhor para a sua empresa. Este artigo visa explicar-lhes melhor sobre este assunto.

A vida de uma organização não é fácil, basta que você a veja como um sistema complexo, onde todas as partes devem funcionar em perfeito estado, ao menor deslize de uma destas, tudo pode ruir, sendo assim, é preciso que o gestor conheça a realidade da sua empresa. 

Antes de entrarmos no tema, é preciso explicar um conceito que virá à tona mais adiante, que é o evento contábil. Para os que não compreendem ou desconhecem este conceito, um evento contábil nada mais é que qualquer movimentação que afete ou possa vir a afetar o patrimônio da companhia.

Explicando melhor, é um reconhecimento de um ativo, passivo, receita ou despesa de uma empresa em determinado período de tempo. Dito isto, o regime de caixa e o de competência são modos distintos de realizar o registro destes eventos. 

O que é regime de caixa?

Partindo para o mais simples dos dois modelos de registro, o regime de caixa funciona da seguinte maneira: Apenas no momento em que ocorre a transação financeira é que o registro é realizado, abaixo irei esclarecer melhor com um exemplo.

Imagine que uma determinada empresa realize a compra de um produto com um fornecedor, e escolheu parcelar o pagamento, a primeira parcela será paga em 30 dias e a segunda em 60 dias, mesmo que a compra já tenha se concretizado, não será realizado o registro do evento ainda.

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Agora no momento em que foi realizada a transação financeira para o pagamento da primeira parcela, 30 dias após a compra com o fornecedor, é que será contabilizada. Após isso, no pagamento da segunda parcela, 60 dias depois, um novo lançamento será feito.

Quanto aos clientes não há diferenças, somente serão contabilizadas as receitas quando o dinheiro que for referente a elas for recebido, do contrário não há o registro do evento. 

Para os que já possuem um pouco de experiência na área de contabilidade, é possível notar que este regime se aproxima bastante do fluxo de caixa. Como já citado acima, é um modelo mais simples do que o de Competência, visto que apenas são contabilizadas as quantias pagas ou recebidas.

Para organizações enquadradas no lucro presumido, assim como microempresas e empresas de pequeno porte (Comumente enquadradas no Simples Nacional), é possível fazer a contabilidade e realizar o pagamento de tributos utilizando o regime de caixa. 

A grande desvantagem deste modelo é criar uma ilusão financeira no gestor da empresa. Digamos que a organização está com uma boa quantia em caixa, mas há uma quantia em contas que precisam ser pagas e não foram registradas, o gestor poderá crer que está no lucro, quando na verdade está afundado em dívidas.

O que é o regime de competência?

Sendo um modelo de maior complexidade, sua estrutura é a seguinte: Tanto as receitas quanto as despesas são contabilizadas no momento da compra, ou seja, não dependem do pagamento em si ou de outros recursos financeiros.

Utilizando novamente o exemplo da empresa que fez a compra de um produto a um fornecedor, mesmo que a mesma opte por parcelar e pagar a primeira parcela apenas 30 dias depois da compra, o registro do valor será feito integralmente no exato momento em que a aquisição ocorreu.

O mesmo ocorre na relação com os clientes, no determinado momento em que o produto ou serviço é entregue ao cliente, o valor integral é registrado, mesmo que o pagamento só seja realizado mais à frente.

A grande vantagem deste modelo é o olhar mais aprofundado que o gestor terá sobre o patrimônio da empresa, com isso ele poderá observar e planejar cortes com gastos supérfluos, e ter um maior controle sobre o financeiro da organização.

Já pelo lado das desvantagens, este modelo é de uma complexidade bem maior do que o regime de caixa, logo ele exigirá maior atenção e um trabalho mais detalhado durante o controle da documentação. Evidentemente é preciso de um setor contábil muito competente e eficiente. 

E na prática, como funciona?

Para melhor ilustrar a prática, utilizarei o exemplo do cartão de crédito. Imagine que uma pessoa receba R$2.000 e que tenha gasto R$1.000 no seu cartão de crédito ao realizar um determinado número de compras no decorrer do mês. 

Digamos que o cartão vença no dia 14, essa será a data do regime de caixa. Porque mesmo que as compras tenham sido feitas antes, o indivíduo irá realizar o pagamento posteriormente ao evento da compra.

Agora se trouxermos para a competência dos gastos, note que nos atentaremos ao fato gerador das despesas, ou seja, a data em que cada compra foi realizada, mesmo que o pagamento também seja feito posteriormente. Na prática essa é a grande diferença entre os dois modelos. 

Caixa e Competência: Qual a diferença entre eles?

Como já citado no tópico acima, a diferença essencial entre os dois modelos reside justamente na forma de registrar os eventos contábeis. O regime de competência, como visto acima, é mais detalhado e registra o lançamento no momento real em que a compra ocorreu.

Entrementes, o regime de caixa é mais simples, o registro do lançamento será realizado apenas quando o pagamento for realizado e não no momento em que a compra ocorreu. 

É importante ressaltar uma característica vital no regime de competência: Ele é obrigatório para as empresas de médio e especialmente para as de grande porte. Enquanto o regime de caixa é indicado para as MP e EPP.